Tudo o que precisa para trabalhar com o Google Forms

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  • 1 de Março de 2020
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Os Formulários do Google (Google Forms) fazem cada vez mais parte das nossas vidas profissionais e pessoais. São ferramentas imprescindíveis para criar, por exemplo, um formulário de contacto, de inscrição num evento e até para a realização de pequenos estudos de mercado.

Em poucos minutos obtemos um questionário repleto de vários tipos de questões com um design apelativo, uma vez que a ferramenta construção de formulários é do tipo drap-and-drop.

O Google Forms faz parte da Suite de Produtividade da Google onde se incluem o Docs, Sheets e Slides. E trabalha diretamente com a folha de cálculo (Sheets) que é o mecanismo de armazenamento das respostas.

Como se trata de uma aplicação web pode ser utilizada em vários tipos de dispositivos. E pode ser acedida através do endereço docs.google.com/forms.

Página de criação de um formulário

Criação de um formulário no Google Forms

O layout da construção de um formulário é muito intuitivo. No topo superior temos o acesso à configuração do título e descrição do formulário. Daí para baixo introduzimos as questões através do menu pendente presente no lado direito da interface.

Assim, na parte central e superior da página de criação de um formulário temos acesso a dois Tabs. Um corresponde às questões e outro às respostas que o formulário recebe durante o tempo que está ativo. No canto superior direito temos ainda acesso ao esquema de cores do formulário. Podemos visualizá-lo e enviá-lo, ou num modo mais avançado instalar extensões.

Introdução de perguntas e respostas no formulário

Para adicionar questões no formulário basta apertar ENTER ou o botão “+” do menu lateral. É neste menu pendente que temos a possibilidade de escolher o tipo de campo da pergunta de uma lista de cerca de uma dezena de opções.

Com a questão já definida temos acesso à opção de a duplicar de forma a criar questões idênticas rapidamente. De a remover ou de a tornar como pergunta de resposta obrigatória.

opções questões google forms
Opções básicas de questões no Google Forms

Podemos alterar o tipo de dados de uma questão a qualquer altura tendo sempre em consideração que as configurações serão redefinidas.

Em alguns casos, o Google Forms detecta automaticamente o tipo de questão através da descrição introduzida. Por exemplo “Data de Nascimento” recebe de imediato o tipo de dados como Data.

Tipos de campos do Google Forms

Resposta curta – é o campo indicado para solicitar pequenas respostas como nomes, endereços de e-mail ou outras informações de curta dimensão. Este campo é utilizado para obter respostas necessárias que podem de seguida entrar em validação. É o campo certo para, por exemplo, validar um endereço de e-mail.

Resposta curta com validação de e-mail
Resposta curta com validação de e-mail

Parágrafo – idêntico ao campo de “Resposta curta”, neste caso é um campo utilizado para respostas de texto longas. A validação neste caso é feita apenas ao nível do comprimento e da expressão regular (se contém ou não determinado contudo, por exemplo).

Escolha múltipla – é o campo padrão do Google Forms e é utilizado para questões com resposta fechada, permitindo a indicação de apenas uma resposta. Este tipo de campo é indicado para seguir para uma secção com base numa resposta. Posteriormente, é possível ainda ordenar automaticamente as opções de resposta.

Caixas de verificação (Checkboxes) – idêntico ao campo do tipo de escolha múltipla. Este campo permite a seleção de mais do que uma resposta e incluí validação de dados, por exemplo, solicitar a seleção de três respostas.

Pendente (Dropdown) – idêntico ao campo de escolha múltipla, mas como utiliza um menu pendente a questão e as suas respostam ficam mais compactas no formulário. Este campo tem a opção de seguir para uma secção com base numa resposta.

Envio de ficheiros pelo Google Forms
Envio de ficheiros pelo Google Forms

Carregar ficheiro – Permite o envio de ficheiros através do Google Forms. Por razões de segurança é necessário que quem realiza o questionário esteja com a sessão iniciada no Google. Os ficheiros são armazenados no Google Drive do proprietário do formulário. Ademais, ao nível das configurações da questão é possível definir o número, o tipo e o tamanho máximo dos ficheiros.

Escala linear – Campo que permite a seleção de um número num intervalo de valores de 1 a 10. Os valores do intervalo podem ainda ter uma etiqueta associada.

grelha de escolha múltipla
Grelha de escolha múltipla no Google Forms

Grelha de escolha múltipla – É um campo complexo, mas com uma utilização bastante poderosa. Permite questionar vários items distribuídos por linhas com diversos critérios agrupados em colunas. Nas opções mais avançadas deste tipo de campo é possível limitar a uma resposta por coluna.

Grelha de caixas de verificação – Idêntico ao campo de Grelha de escolha múltipla, mas utiliza checkboxes nos dados das colunas.

Data – O campo data trabalha diretamente com questões que recolhem uma data específica ou até uma hora. Nas opções é possível incluir ou excluir o ano e a hora. O formato da data está definido em função da localização do browser ou das definições do utilizador. Em Portugal o formato da data é MM/DD/AAAA.

Hora – Idêntico ao campo de Data com a particularidade de armazenar uma hora específica ou uma duração.

Além das questões anteriormente referidas o Google Form permite a inserção de imagens através do envio de um ficheiro ou a inserção diretamente do Google Drive ou da web. A opção de vídeos permite apenas a definição através do YouTube.

Personalização de um Formulário

Personalização do tema do Formulário do Google

O Google Forms não apresenta muitas opções de personalização ao nível do aspeto gráfico. Portanto, só permite a definição de uma imagem no cabeçalho, alterar as cores de destaque e do plano de fundo, e o estilo do tipo de letra.

O acesso a estas configurações pode ser feito através do ícone de paleta de cores apresentado no canto superior direito.

Acesso aos dados de um formulário

No Tab de “Respostas” na parte superior do Google Forms temos acesso às respostas efetuadas dentro do formulário. E nesta área temos três modos de visualização das respostas.

respostas de google forms
Visualização das respostas de um formulário

O modo de resumo lista, de forma intuitiva e através de informações sintetizadas e gráficos de dados, as respostas obtidas. O modo de visualização seguinte assenta na visualização individual das respostas a uma pergunta específica. E o último modo permite uma exploração individual de cada preenchimento do formulário através da visualização de todas as questões respondidas. Porquanto, este é apenas indicado para a análise de poucas respostas.

De uma forma mais avançada é possível vincular as respostas obtidas a uma folha de cálculo do Google Sheets através botão verde presente no topo desta vista e efetuar de seguida manipulações de dados através do Sheets ou até a impressão da tabela de dados.

Configurações gerais de um formulário

As configurações gerais de um formulação estão presentes na roda dentada localizada no topo da página. E é nesta área que temos acesso a um conjunto de configurações relacionadas com o formulário.

definições formulário
Definições de um formulário do Google Forms

No separador “Geral” definimos a possibilidade de recolher os endereços de e-mail de quem preenche o formulário ou de limitar a apenas uma resposta (neste último caso é necessário o início de sessão). É também neste separador que está a configuração que permite aos inquiridos editar ou ver um resumo das respostas após submissão.

Na secção de “Apresentação” é possível adicionar uma barra de progresso ao formulário. Função útil para formulários mais longos. É neste local que podemos configurar para que o formulário apresente a ordem das questões de forma aleatória, funcionalidade útil se o transformarmos num Quiz. Nesta área é ainda possível personalizar a mensagem de confirmação que normalmente engloba um agradecimento.

Por último, no separador “Questionários” temos a possibilidade de tornar o documento num teste atribuindo valores às respetivas questões e obter uma classificação automática. Salvo que podemos ativar ou desativar a publicação da classificação e permitir que o inquirido visualize as perguntas erradas, as respostas corretas e os valores em pontos.

Partilha e envio do formulário

Com a construção do formulário finalizada chegou o momento indicado de o partilhar, enviar e obter respostas.

Envio de formulário do Google Forms

O acesso às definições de partilha está disponível através do botão “Enviar” no topo superior da ferramenta. A partir deste menu podemos enviar o formulário via e-mail, obter um link para partilha (recomendo utilização de um endereço curto) ou o código HTML para a incorporação do formulário num website.

A partilha do formulário de forma offline está igualmente assegurada através da opção imprimir que se encontra no menu pendente do canto superior direito.

Partilha de formulário do Google Forms

Entretanto, outra funcionalidade bastante útil é a função de adicionar colaboradores ao formulário permitindo que outros utilizadores possam trabalhar de forma colaborativa com o formulário, nomeadamente a visualização das respostas ou a edição das perguntas e respostas.

Aprenda a construír um formulário no Google Forms

Vídeo que produzi para explicar os conteúdos deste artigo
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